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Gestão de tempo: Como um advogado pode fazer seu dia render mais?

A gestão de tempo é essencial para não descumprir prazos, além, é claro, de fazer o dia render. Como qualquer outro profissional, o advogado também deve saber gerir seu tempo e deixá-lo, assim, mais produtivo.

Listar tarefas e estabelecer prioridades pode parecer simples. Quantas vezes, entretanto, o que você planejou não saiu do papel?

Quem está em busca de organização e produtividade precisa passar por várias etapas antes de sentir os resultados de uma gestão de tempo feita de forma adequada. Vale lembrar que, apesar das inúmeras demandas do seu escritório de advocacia, nem todas têm o mesmo nível de urgência. Por isso, é importante estabelecer prioridades.

Para ajudá-lo a administrar melhor seu dia, separamos algumas dicas essenciais. Detalhe: elas vão muito mais além do que escrever as tarefas em uma agenda ou post-it.

1) Liberte seu cérebro

No papel, computador, celular, tablet ou onde for mais cômodo pra você, a regra é clara: escreva. Você precisa desafogar o seu cérebro para estudar o processo dos seus clientes e elaborar teses e petições. Além disso, anotações mentais correm o risco de serem esquecidas no dia a dia tão atribulado.

Tente usar algo além dos cadernos ou agendas, que podem facilmente ficar esquecidos na gaveta da sua mesa. Post-its, quadro de cortiça de lousa ajudam a organizar as demandas e ficam visíveis para toda a equipe.

A tecnologia também é uma opção bastante eficaz. Existem aplicativos de checklist para telefone e tablet, que contam, inclusive, com lembretes para você não se esquecer dos compromissos importantes.

2) Na gestão de tempo, delegue e acompanhe tarefas

Mais uma regra de ouro: nem tudo é urgente e nem prioridade. E mais: você não precisa desempenhar todas as tarefas do seu escritório. É super comum ver sócios executarem atividades rotineiras como agendar compromissos ou consultar atualizações em diários eletrônicos da Justiça. Sobretudo, em escritórios recém-inaugurados.

Tarefas como essas, entretanto, podem ser facilmente delegadas à sua equipe. A sua função é acompanhar se a execução foi bem feita. Assim, você não terá retrabalho nos processos. A responsabilidade maior, entretanto, continua sendo sua, que foi quem delegou.

Lembre-se: repassar tarefas contribui para formar uma equipe motivada a trabalhar.

Com um software jurídico, como o iProcessum, delegar tarefas fica ainda mais fácil. Você repassa as atividades a cada um dos membros da sua equipe. Elas podem ser separadas em fases ou colunas para que fique fácil acompanhar todo o seu desenvolvimento – desde a criação até o fechamento. É possível organizá-las por ordem de prioridade, focando nas etapas que estejam demandando mais esforços.

Para que nada seja deixado esquecido, o sistema ainda emite uma alerta sobre o prazo do cumprimento de cada tarefa.

3) Determine o tempo de execução de cada atividade

Quem nunca desperdiçou mais tempo em uma tarefa do que era realmente preciso? Antes de começar uma atividade, estabeleça o prazo de dedicação a cada uma delas. Os problemas tendem, assim, a ser resolvidos mais objetivamente e o planejamento do dia fica mais preciso. Sim, no software jurídico é possível definir o deadline de cada uma dessas tarefas.

Lembre-se também de incluir o tempo de deslocamento, em caso de atividades externas como audiências e diligências.

4) Utilize um software de gestão

Reunir em um só lugar todas as informações do seu cliente e roteiro das atividades, é essencial para uma gestão eficiente do tempo em seu escritório de advocacia.

A utilização de uma ferramenta como um software jurídico auxilia a gerenciar as informações que transitam no escritório. Essas ferramentas tecnológicas permitem o acompanhamento de atendimentos e processos e a gestão de tarefas e compromissos. E mais: ainda verificam diariamente Diários Oficiais Eletrônicos de Justiça, importando automaticamente as publicações com nomes dos usuários advogados. O iProcessum, inclusive, avisa o seu cliente sobre qualquer novidade em seu processo.

Conclusão

Para uma gestão de tempo mais eficiente, é importante que você revise constantemente as tarefas agendadas para o dia. Apesar do deadline variar de acordo com a relevância, é importante não deixar de realizar ou de delegar as tarefas de baixa prioridade. Superar a procrastinação e evitar o desperdício de tempo com distrações também são essenciais na hora de garantir a produtividade.

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