Tecnologias para a gestão estratégica do escritório de advocacia

Existem tecnologias desenvolvidas especialmente para você otimizar a gestão estratégica do seu escritório de advocacia.

O software jurídico é uma delas. Criado para organizar a rotina de trabalho, o programa ajuda a melhorar a produtividade, refletindo diretamente na qualidade do serviço e atendimento oferecidos.

No artigo de hoje, vamos aprofundar sobre todas as tecnologias disponíveis no mercado e qual pode ser mais adequada para o seu escritório.

Por que a tecnologia ajuda na gestão do escritório de advocacia?

Gerir uma empresa é uma tarefa difícil! Com o escritório de advocacia, não é diferente. Demanda tempo e muita organização. Afinal de contas, tanto os gestores quanto advogados precisam dar conta de várias atividades ao mesmo tempo.

É preciso elencar as tarefas e priorizar o que é mais importante ou urgente no momento. Neste caso, papel e caneta, infelizmente, não são suficientes. Quanto mais automatizada e profissional for a gestão, mais organizado fica o processo. O resultado disso é o aumento da produtividade, o cumprimento de prazos e a qualidade do atendimento ao cliente.

A maioria dos escritórios de advocacia ainda trabalham com planilhas genéricas gratuitas e de fácil acesso. Elas, entretanto, não foram projetadas levando-se em consideração a rotina dos advogados.

Já existem programas criados exclusivamente para a gestão jurídica, como é o caso do iProcessum. Nele, as atividades e seus prazos são vinculados às pastas dos processos. Assim, você pode consultar o histórico do cliente e encontrar todos os documentos relacionados com facilidade quando precisar.

Além disso, as tarefas são delegadas de forma automática à equipe. Depois, basta acompanhar a execução das mesmas. O software também conta com um calendário, no qual é possível visualizar todos os seus compromissos separados por dia.

O fim do processo de papel

Sim! O software jurídico também faz a gestão automática dos processos. A funcionalidade é tão avançada que merece um tópico especial.

O iProcessum verifica diariamente mais de 200 Diários Oficiais Eletrônicos de Justiça. Todas as publicações são importadas com nomes dos usuários advogados. Você nem precisa mais inserir os andamentos recebidos do seu informador jurídico (notas de expediente), já que o programa busca pelo seu nome em todos os Diários Oficiais Eletrônicos de Justiça brasileiros.

O sistema realiza a extração e exibição de prazos, partes, tipos de ações e sugere título para o processo, tudo para tornar mais prática a rotina.

Com documentos digitalizados, a busca de informações de clientes e de processos fica muito mais fácil. Além disso, você também reduz a quantidade de papel. Ou seja: mais economia e espaço em seu escritório.

Soluções disponíveis no mercado

Existem diversas ferramentas tecnológicas disponíveis para controlar prazos, gerenciar tarefas e compartilhar arquivos. A maioria é gratuita e de fácil acesso. Utilizá-las representa um primeiro passo para melhorar a produtividade em um escritório de advocacia.

As agendas do Google ou do Outlook, o Dropbox e o Google Drive são excelentes para controlar prazos e compartilhar documentos. Já o Money e Conta Azul ajudam no controle de finanças. O Trello e o Asana, por sua vez, podem ser úteis para organizar as atividades e manter o checklist atualizado.

O problema dessas ferramentas é que suas funções não são integradas. Se um determinado cliente pedir um relatório com o status de três processos, seu caminho vai ficar bastante extenso até encontrar as informações. É preciso, primeiro, acessar o andamento de cada processo no Tribunal. Depois, procurar manualmente as atividades registradas em agendas (eletrônicas ou analógicas). Por fim, você terá que criar um relatório com todos os dados. Pensa só no tempo que você perdeu com tantas etapas!

Com um sistema onde todas essa informações ficam centralizadas, você ganha em tempo e produtividade. É por isso que existe o software jurídico. Um sistema desenvolvido exclusivamente para atender às necessidades dos escritórios de advocacia. Desde a agenda, controle de atividades até a atualização de processos jurídicos, tudo fica organizado em um único lugar.

Software jurídico online

O crescimento da demanda também exige a necessidade de controlar as informações. Principalmente, de acesso remoto. A maioria dos softwares jurídicos são online. Uma vez que todos os documentos e informações são armazenados e protegidos na nuvem, os documentos podem ser acessados a qualquer hora e lugar.

No caso de softwares para desktop as soluções podem até ser bastante robustas, mas também são mais restritivas. Além de dependerem do sistema operacional e sua compatibilidade.

Os advogados autônomos também se beneficiam da tecnologia

Utilizar um software específico para gerenciar tarefas não é vantajoso apenas aos grandes escritórios. Um software para advogados pode ser o instrumento que faltava para consolidar a carreira de quem ainda trabalha de forma independente.

Essa ferramenta auxilia o advogado autônomo a melhorar sua gestão de tempo. É claro que é possível comandar as funções usando planilhas para advogados, mas ter acesso aos dados, de qualquer lugar e de forma ordenada, facilita muito o trabalho.

Conclusão

Após a leitura deste material, esperamos que você consiga escolher uma solução sob medida para gerenciar as demandas do seu escritório de advocacia. Caso tenha se interessado em conhecer mais sobre o iProcessum, entre em contato conosco.